Het ziekteverzuim in België blijft stijgen. Dat raakt zowel grote als kleine bedrijven, maar voor kmo’s voelt elke afwezige medewerker extra zwaar. Er is weinig marge om de werkdruk te spreiden over een groot team, geen buffers om pieken op te vangen. Elke ziekmelding heeft directe gevolgen voor collega's en planning.
Toch slagen veel bedrijven er niet in om hun verzuimcijfers onder controle te krijgen. Het probleem verschilt van bedrijf tot bedrijf:
- Bij kleine bedrijven draagt de HR-verantwoordelijke verschillende petten en vaak ontbreekt de tijd om een beleid uit te werken.
- Bij grotere bedrijven is het tijdstekort ook aanwezig, maar werken HR en lijnmanagement vaak langs elkaar heen.
De realiteit: waarom een verzuimbeleid vaak faalt
Veel bedrijven hebben wel een verzuimbeleid op papier. HR heeft procedures uitgewerkt, stappen gedefinieerd, en sancties vastgelegd. Maar in de praktijk blijkt het absenteïsmebeleid vaak niet te werken. Waarom niet? Omdat een verzuimbeleid vaak alleen op papier bestaat. Om een verzuimbeleid echt te doen werken, moet er draagvlak en samenwerking in het volledige bedrijf zijn.
Een concreet voorbeeld ...
Een bedrijf waar jarenlang niets werd gedaan aan frequent kortdurend verzuim. Sommige medewerkers waren zeven à acht keer per jaar een dag ziek, zonder enige opvolging. Toen HR eindelijk een streng beleid wilde invoeren, kwam de reactie van de werkvloer: "Dat is hier niet realiseerbaar. Wat doen we met die werknemers die al zeven ziektedagen hebben?".
Het gevolg? Er komen uitzonderingen, regels worden afgewaterd, en uiteindelijk verandert het beleid in een dode letter.
Wat werkt wel: twee concrete aanpakken
Als HR-verantwoordelijke hoef je het verzuimprobleem niet alleen te dragen. Integendeel, een succesvolle aanpak vereist nauwe samenwerking met lijnmanagement en teamleiders. Zij staan dichter bij de medewerkers en kunnen signalen eerder oppikken dan je alleen als HR-verantwoordelijke ooit zou kunnen.
1. Preventief: goede onboarding en regelmatig overleg
De beste manier om verzuim aan te pakken is het voorkomen. Dat begint bij een goede onboarding waardoor nieuwe medewerkers zich meteen onderdeel voelen van het team. Geef ze een peter of meter, laat ze hun plaats vinden, en zorg dat ze zich welkom voelen.
Zeker even belangrijk: voer regelmatig evaluatiegesprekken. Bespreek niet alleen hoe goed de medewerker presteert en hoe productief die al dan niet is, maar ook hoe die medewerker zich precies voelt op het werk. Als je mensen goed opvolgt en evalueert, komen vaak kleine dingen naar boven die je snel kunt oplossen.
Denk aan een productiemedewerker die de sleutel van zijn locker is verloren en zijn spullen niet meer kan opbergen, maar ook arbeiders die ergonomische problemen ondervinden. Als je die problemen wegneemt, voorkom je al vaak dat mensen zich ziek melden.
Bovendien kan je tijdens het regelmatige overleg veel sneller en vaker je waardering voor de medewerker uitspreken. Als werknemers zich bewust zijn van hun belang in het bedrijf, denken ze twee keer na voordat ze zich (te snel) ziekmelden.
2. Consequent beleid (samen uitgewerkt)
Een effectief verzuimbeleid vereist een gestructureerde aanpak: een watervalsysteem waarbij elke stap duidelijk is. Zeker bij twijfelachtige afwezigheden, zoals de typische ‘maandag-griepjes’:
- Eerste ziekmelding: gesprek met de teamleader
- Tweede ziekmelding: gesprek met de supervisor
- Derde ziekmelding: gesprek met HR en operations manager
- Vierde ziekmelding: consequenties
Cruciaal is dat zowel HR als Operations samen aan tafel zitten om ziekteverzuim aan te pakken.
"Het is gemakkelijk om een mooi beleid uit te werken, maar het moet ook gedragen worden door de operationele teams. De beste kans op slagen is door er met twee partijen over te beslissen. Als maar één van de twee aan de kar trekt, dan weet je dat er iets mis is."
Patsy Farrazijn — Director Large Enterprises SD Worx Jobs
Consequent zijn, is allesbepalend. Als je één keer een uitzondering maakt omdat "de medewerker heel productief is als hij er is" verliest het hele beleid zijn kracht. Andere medewerkers zien dit en denken: waarom krijgt hij geen waarschuwing en ik wel?
Tip 1: Manier van ziekmelden
Laat mensen telefonisch hun ziekte melden, niet via sms. De drempel om te bellen naar een teamleider is hoger dan het versturen van een berichtje. Dat kleine verschil kan impact hebben op impulsieve ziekmeldingen.
Tip 2: Investeer in preventieve begeleiding
Zie je dat iemand worstelt met stress? Stuur hem naar een stresscoach. De gemiddelde kost van absenteïsme is 1.580,95 euro per werknemer, per jaar. Per werknemer, welteverstaan, niet per ‘verzuimer’. Een investering in drie uur coaching weegt niet op tegen de kosten van langdurig verzuim. Bovendien voelt de medewerker zich gehoord in zijn probleem.
Tip 3: Slim plannen door grotere kmo’s
Heb je historische verzuimdata? Gebruik ze. Bij piekperiodes kun je licht ‘overplannen’ op basis van gemiddelde verzuimpercentages.
De voordelen van kleinschaligheid
Kmo’s hebben een belangrijk voordeel: de afstand tussen management en medewerkers is veel kleiner. In de verzuimrapporten zien we dat kleinere bedrijven over het algemeen lagere verzuimcijfers hebben. In KMO’s werken mensen dichter bij elkaar kunnen ze sneller signalen oppikken.
Maar juist daarom is het zo belangrijk om consequent te blijven. De persoonlijke band met medewerkers mag niet leiden tot het "een hand boven het hoofd houden" van mensen die de regels overtreden. Het argument "maar het is wel een goede als hij er is" ondermijnt het hele systeem en zorgt voor frustratie bij collega's die wel consequent aanwezig zijn.
Weet dat je als HR-verantwoordelijke de verantwoordelijkheid voor een efficiënt beleid niet alleen moet dragen. Werk samen met het lijnmanagement aan zowel preventie als een consequent beleid en doorbreek de silo's. Vooral de teamleiders spelen hierin een cruciale rol - zij zijn de schakel tussen het bedrijf en de werkvloer.
Bedrijven die investeren in hun teamleiders, investeren in hun mensen.
En dat toont zich niet alleen in lagere verzuimcijfers, maar ook in betere retentie, hogere motivatie en uiteindelijk in betere bedrijfsresultaten. Want achter elke verzuimcijfer zit een verhaal.
SD Worx Professionals ondersteunt organisaties bij het ontwikkelen van teamleiders door middel van gerichte leiderschapstrainingen en coaching. Garandeer de toekomst van je organisatie dankzij sterke leiders.
