Van ad hoc opvolging naar betrokkenheid en verantwoordelijkheid
In logistiek en distributie telt elke dag. Onverwachte afwezigheden wegen zwaar op planning, productiviteit en teamdynamiek. Dat ondervond ook VF Europe, Europees distributiecentrum van onder andere merken zoals Eastpack en The North Face in Sint-Niklaas.
Zeven jaar geleden kampte het bedrijf met een hoog en vooral frequent kort verzuim. Vandaag ligt dat percentage rond 4,5%, waar het vroeger boven 10% schommelde. Geen toeval, wel het resultaat van een doordachte en volgehouden aanpak.
De beginsituatie: geen lijn, veel frustratie
Zoals in veel grote logistieke organisaties bestond er aanvankelijk geen eenduidig verzuimbeleid. Afwezigheden werden ad hoc opgevolgd, leidinggevenden wisten niet goed wat van hen verwacht werd en collega’s moesten voortdurend inspringen. Het gevolg? Een verhoogde werkdruk.
De cultuur die ontstond, werkte verzuim ongewild in de hand: “Als ik mijn verlof niet krijg, meld ik me wel ziek.” Voor Alain Van Peteghem, Operational Director bij VF Europe, was het duidelijk: strenger straffen zou verzuim niet oplossen.
De omslag: van controle naar connectie
VF Europe koos bewust voor een andere invalshoek. Niet meer focussen op controle, wel op verantwoordelijkheid, duidelijkheid en zorg.
Het uitgangspunt werd helder:
- Begrijpen waar verzuim vandaan komt
- Mensen aanspreken op hun verantwoordelijkheid
- Consequent verzuim opvolgen, met respect voor de mens achter het cijfer
Die visie lag aan de basis van alle volgende stappen.
Stap 1: Verzuim meten met de Bradford-score
De eerste concrete maatregel was het maandelijks opvolgen van de Bradford-score. Die maakt kort en frequent verzuim objectief zichtbaar en toont patronen over tijd.
Belangrijker dan het cijfer zelf was het signaal:
- Verzuim wordt gezien én opgevolgd
- Beslissingen steunen op data, niet op buikgevoel
- Transparantie creëert bewustzijn op de werkvloer
Stap 2: Van verzuimcijfers naar zorggesprekken
Meten alleen volstaat niet. Daarom koppelde VF Europe de cijfers aan een zorgtraject, dat altijd start met een niet-medisch zorggesprek.
De centrale vraag in dat zorggesprek is wat VF Europe als werkgever kan betekenen voor de medewerker. In dat gesprek ligt de focus op luisteren en begrijpen. Soms volstaat erkenning of praktische ondersteuning, soms volgt doorverwijzing naar medische, psychosociale of sociale hulp. Privacy blijft gerespecteerd, maar de betrokkenheid is oprecht.
Een treffend voorbeeld:
Tijdens zo’n gesprek bleek dat een medewerker zijn medicatie niet meer innam om financiële redenen. Via de sociale dienst en het OCMW kreeg hij ondersteuning. Vandaag is hij nog steeds aan het werk. Zonder het zorggesprek was hij wellicht definitief uitgevallen.
Consequent, maar menselijk opvolgen
De aanpak is duidelijk gestructureerd:
- Zorggesprek
- Zorgtraject en opvolging
- Verzuimgesprek bij uitblijvend effect
- Actieplan of verdere stappen
Pas wanneer verbetering uitblijft, verschuift de focus naar impact en verantwoordelijkheid. Altijd constructief, altijd met het team in gedachten.
Leidinggevenden maken het verschil
Deze aanpak vraagt veel van leidinggevenden. Zij staan het dichtst bij de medewerkers en voeren de gesprekken. VF Europe investeerde daarom sterk in:
- Opleiding en coaching
- Duidelijke kaders en haalbare workloads
- Nauwe afstemming met HR
Empathie, duidelijkheid en moed vormen samen de basis.
Eén beleid voor iedereen
Het verzuimbeleid geldt bij VF Europe niet alleen voor vaste medewerkers, maar ook voor uitzendkrachten. Iedereen wordt als volwaardige medewerker benaderd, met dezelfde verwachtingen en ondersteuning.
Dat zorgt voor duidelijkheid, consistentie en vertrouwen op de werkvloer.
Het resultaat: meer dan betere cijfers
Het kort verzuim bij VF Europe daalde van meer dan 10% naar ongeveer 4,5%. Maar minstens even belangrijk is wat er veranderde onder de cijfers:
- Meer openheid en dialoog
- Medewerkers voelen zich gehoord én aangesproken
- Zorg en verantwoordelijkheid gaan hand in hand
Wat kunnen andere bedrijven leren?
De aanpak van VF Europe toont dat duurzaam verzuimbeleid geen quick win is, maar wel werkt als je volhoudt.
Enkele lessen:
- Begin klein, maar wees consequent
- Gebruik data als basis voor dialoog, niet als controlemiddel
- Investeer in je leidinggevenden
- Maak beleid haalbaar op de werkvloer
Laat het duidelijk zijn; zorg tonen is geen zwakte. Consequentie is belangrijker dan snelheid.
Die combinatie maakt het verschil.
Start met inzicht in je verzuimcijfers
Een doordacht verzuimbeleid begint bij inzicht. Hoe verhoudt jouw organisatie zich tot de sector? Waar zitten risico’s en opportuniteiten?
Download het sectorrapport en benchmark je verzuimcijfers. Wil je daarna verder gaan, dan denken we graag mee over hoe je jouw verzuimbeleid optimaliseert én hoe je de impact op je teams opvangt — bijvoorbeeld via gerichte inzet van tijdelijk personeel.