Pourtant, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à maîtriser leurs taux d'absentéisme. Le problème varie d'une entreprise à l'autre :
- Dans les petites entreprises, le responsable des ressources humaines porte plusieurs casquettes et manque souvent de temps pour élaborer une politique.
- Dans les grandes entreprises, le manque de temps est également présent, mais les RH et la direction travaillent souvent en parallèle.
La réalité : pourquoi une politique en matière d'absentéisme échoue souvent
De nombreuses entreprises ont une politique d'absentéisme sur papier. Les RH ont élaboré des procédures, défini des étapes et fixé des sanctions. Mais dans la pratique, la politique d'absentéisme s'avère souvent inefficace. Pourquoi ? Parce qu'une politique d'absentéisme n'existe souvent que sur le papier. Pour qu'une politique d'absentéisme fonctionne réellement, il faut un soutien et une coopération de l'ensemble de l'entreprise.
Un exemple concret ...
Une entreprise où, pendant des années, rien n'a été fait pour lutter contre l'absentéisme fréquent de courte durée. Certains employés étaient malades sept à huit fois par an, sans aucun suivi. Lorsque le service RH a finalement voulu mettre en place une politique stricte, la réaction du personnel a été la suivante : « Ce n'est pas réalisable ici. Que faisons-nous des employés qui ont déjà pris sept jours de congé maladie ? ».
Conséquence ? Des exceptions sont faites, les règles sont édulcorées et, au final, la politique devient lettre morte.
Ce qui fonctionne : deux approches concrètes
En tant que responsable RH, vous n'avez pas à supporter seul le problème de l'absentéisme. Au contraire, une approche efficace nécessite une collaboration étroite avec la hiérarchie et les chefs d'équipe. Ils sont plus proches des employés et peuvent détecter les signaux plus tôt que vous ne pourriez le faire seul en tant que responsable RH.
1. Prévention : bonne intégration et concertation régulière
La meilleure façon de lutter contre l'absentéisme est de le prévenir. Cela commence par une bonne intégration qui permet aux nouveaux collaborateurs de se sentir immédiatement intégrés à l'équipe. Attribuez-leur un parrain ou une marraine, aidez-les à trouver leur place et veillez à ce qu'ils se sentent les bienvenus.
Tout aussi important : organisez régulièrement des entretiens d'évaluation. Ne discutez pas seulement des performances et de la productivité de l'employé, mais aussi de son bien-être au travail. Si vous suivez et évaluez correctement vos employés, vous découvrirez souvent de petits problèmes que vous pourrez résoudre rapidement.
Pensez par exemple à un ouvrier de production qui a perdu la clé de son casier et ne peut plus ranger ses affaires, ou à des employés qui rencontrent des problèmes ergonomiques. En résolvant ces problèmes, vous évitez souvent que les gens se mettent en arrêt maladie.
De plus, lors des entretiens réguliers, vous pouvez exprimer votre appréciation à l'égard de l'employé beaucoup plus rapidement et plus souvent. Si les employés sont conscients de leur importance dans l'entreprise, ils réfléchiront à deux fois avant de se mettre (trop rapidement) en arrêt maladie.
2. Une politique cohérente (élaborée conjointement)
Une politique efficace en matière d'absentéisme nécessite une approche structurée : un système en cascade où chaque étape est claire. Surtout en cas d'absences douteuses, comme les « grippes du lundi » typiques :
- Première déclaration de maladie : entretien avec le chef d'équipe
- Deuxième déclaration de maladie : entretien avec le superviseur
- Troisième déclaration de maladie : entretien avec le responsable des ressources humaines et le directeur des opérations
- Quatrième déclaration de maladie : conséquences
Il est essentiel que les RH et les opérations se réunissent pour traiter les absences pour cause de maladie.
"Het is gemakkelijk om een mooi beleid uit te werken, maar het moet ook gedragen worden door de operationele teams. De beste kans op slagen is door er met twee partijen over te beslissen. Als maar één van de twee aan de kar trekt, dan weet je dat er iets mis is."
Patsy Farrazijn — Director Large Enterprises SD Worx Jobs
La cohérence est déterminante. Si vous faites une seule exception parce que « l'employé est très productif lorsqu'il est présent », toute la politique perd de sa force. Les autres employés le remarquent et se demandent pourquoi lui ne reçoit pas d'avertissement et eux oui.
3 conseils pratiques pour une politique en matière d'absentéisme
Conseil n° 1 : manière de signaler son absence pour cause de maladie
Demandez aux employés de signaler leur maladie par téléphone, et non par SMS. Il est plus difficile d'appeler un chef d'équipe que d'envoyer un message. Cette petite différence peut avoir un impact sur les déclarations de maladie impulsives.
Conseil n° 2 : investissez dans l'accompagnement préventif
Vous remarquez qu'une personne est en proie au stress ? Envoyez-la voir un coach spécialisé dans le stress. Le coût moyen de l'absentéisme s'élève à 1 580,95 euros par employé et par an. Par employé, bien sûr, et non par « absentéiste ». Investir dans trois heures de coaching ne pèse pas lourd face au coût d'un absentéisme de longue durée. De plus, l'employé se sent écouté et pris au sérieux.
Conseil n° 3 : planifier intelligemment grâce aux grandes PME
Vous disposez de données historiques sur l'absentéisme ? Utilisez-les. Pendant les périodes de pointe, vous pouvez légèrement « surplanifier » sur la base des taux d'absentéisme moyens.
Les avantages de la petite taille
Les PME ont un avantage important : la distance entre la direction et les employés est beaucoup plus petite. Dans les rapports sur l'absentéisme , nous constatons que les petites entreprises ont généralement des taux d'absentéisme plus faibles. Dans les PME, les gens travaillent plus près les uns des autres et peuvent donc détecter plus rapidement les signaux.
Mais c'est précisément pour cette raison qu'il est si important de rester cohérent. La relation personnelle avec les employés ne doit pas conduire à « couvrir » ceux qui enfreignent les règles. L'argument « mais c'est un bon élément quand il est là » sape tout le système et frustre les collègues qui sont toujours présents.
En tant que responsable des ressources humaines, sachez que vous n'êtes pas seul responsable de l'efficacité de la politique mise en place. Collaborez avec la hiérarchie pour mettre en place une politique préventive et cohérente. Les chefs d'équipe jouent un rôle crucial à cet égard : ils sont le lien entre l'entreprise et le terrain.
Les entreprises qui investissent dans leurs chefs d'équipe investissent dans leurs collaborateurs.
Cela se traduit non seulement par une baisse du taux d'absentéisme, mais aussi par une meilleure fidélisation, une motivation accrue et, finalement, de meilleurs résultats pour l'entreprise. Car derrière chaque chiffre d'absentéisme se cache une histoire.
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