Tous les problèmes de capacité ne nécessitent pas forcément un nouveau recrutement. Dans notre blog consacré aux postes difficiles à pourvoir, nous avons déjà vu qu’il est utile de regarder au-delà du marché du travail et de s’intéresser également aux talents présents au sein de votre propre organisation. Mais comment rendre votre organisation plus flexible avec les collaborateurs dont vous disposez déjà ? Le professeur Geert Van Hootegem montre comment, en réorganisant le travail, vous pouvez créer davantage de marge de manœuvre au sein de votre équipe actuelle.
Qu'est-ce que le modèle CAP ?
Le modèle CAP ne repose pas sur un ensemble de tâches fixes, mais sur trois questions concernant vos collaborateurs : que sait-il faire, qu’a-t-il le droit de faire et que souhaite-t-il faire ? CAP signifie « compétence, autorisation et préférence ». En mettant ces trois éléments en parallèle avec le travail, vous pouvez répartir les tâches de manière plus flexible et mieux exploiter les talents.
Comment cela se traduit-il concrètement ?
Conseil n° 1 : identifiez les petits obstacles qui entravent la flexibilité
Il arrive parfois qu'une personne soit parfaitement capable d'accomplir une tâche, mais qu'elle ne dispose pas de l'habilitation officielle, du certificat ou de la formation adéquate pour être autorisée à le faire. La solution peut alors être étonnamment simple : veiller à ce que cet employé obtienne cette autorisation. Geert : « Identifiez précisément ce qui empêche l'équipe actuelle de prendre en charge une tâche. Une formation, un apprentissage sur le terrain ou une certification peuvent offrir bien plus de flexibilité qu’un nouveau recrutement. »
« Comme dans une entreprise de production, par exemple, où le travail administratif et celui en entrepôt étaient strictement séparés », poursuit-il. « Cette méthode de travail s'avérait assez fastidieuse, mais cela avait toujours été ainsi. La raison pour laquelle les employés de bureau ne pouvaient pas prêter main-forte à l'entrepôt s'est toutefois révélée étonnamment pratique : ils avaient besoin d'une autorisation spécifique. Dès qu’ils l’ont obtenue, il est soudain devenu beaucoup plus facile de répartir les tâches et la charge de travail entre l’entrepôt et l’administration. »
Conseil n° 2 : ne vous contentez pas de faire le rapprochement une seule fois, mais refaites-le à chaque fois
« Lors d’un recrutement, nous accordons une grande importance à l’adéquation entre le candidat et le poste », explique Geert. « Ensuite, nous partons souvent du principe que cette adéquation reste valable. Or, tant le collaborateur que le poste évoluent. Les gens continuent à se former, acquièrent de nouvelles compétences en dehors du travail et voient leurs préférences changer au fil de leur vie. Parallèlement, les postes sont eux aussi en constante évolution. »
« Ne faites donc pas de cet entretien un simple exercice de sélection ponctuel. Discutez régulièrement – par exemple tous les six mois – pour voir si le poste correspond toujours à la personne. Que savez-vous faire aujourd’hui que vous ne saviez pas faire auparavant ? Quels sont vos talents qui restent inexploités ? Quelles tâches aimeriez-vous faire davantage ou, au contraire, moins souvent ? »
Geert souligne qu’il faut accorder une attention particulière aux jeunes et aux seniors : « Des études montrent qu’ils sont les plus exposés au risque d’être sous-exploités. Et les gens peuvent décrocher parce que le travail est trop pénible physiquement ou mentalement, mais aussi parce qu’il ne fait pas suffisamment appel à leurs capacités. »
Des études montrent que ce sont les collaborateurs les plus jeunes et les plus âgés qui courent le plus grand risque d'être sous-employés.
Geert Van Hootegem
professeur titulaire de sociologie - KU Leuven
Conseil n° 3 : réfléchissez avec toute l'équipe, pas seulement avec un seul service
Retirer une tâche à un collaborateur signifie généralement qu'elle sera confiée à quelqu'un d'autre. C'est pourquoi il est peu judicieux d'optimiser séparément les tâches d'un seul collaborateur selon le modèle CAP, comme le sait Geert. « Il faut considérer le travail dans son ensemble. Qui a besoin d'informations de la part de qui pour faire son travail ? Où le travail s'enlise-t-il ? Quels collègues dépendent les uns des autres ? Et comment mieux répartir les tâches au sein de ce réseau ? »
« Impliquez tous les collaborateurs concernés dans cet exercice. Ils savent souvent mieux que leur responsable de qui ils reçoivent leurs missions, où les problèmes surgissent et à qui ils doivent s’adresser de manière informelle pour faire avancer les choses. Cela ne signifie pas pour autant que l’équipe décide de tout. Laissez les collaborateurs faire des propositions, mais en tant que responsable, vous restez en charge de l’ensemble. »
Si nous devions repartir de zéro aujourd’hui, répartirions-nous encore le travail de la même manière ?
Geert Van Hootegem
professeur titulaire de sociologie - KU Leuven
Par où commencer ? Là où ça coince aujourd’hui !
« Le CAP ne doit pas nécessairement devenir un grand projet RH », rassure Geert. « Commencez par un problème concret : un poste difficile à pourvoir, un collaborateur capable d’en faire plus, quelqu’un pour qui le travail devient trop lourd ou un collègue qui part. Faites ensuite le point sur le travail et les personnes. Déterminez ce qui doit être fait et qui peut, est autorisé et souhaite prendre le relais. »
« Pour finir, posons-nous une question simple : si nous devions repartir de zéro aujourd’hui, répartirions-nous encore ce travail de la même manière ? C’est peut-être là le changement le plus important qu’exige le modèle CAP : ne pas considérer un ensemble de tâches comme une donnée immuable à laquelle les gens doivent s’adapter. Osons aussi laisser le travail lui-même évoluer. »
Vous souhaitez en savoir plus sur la conception organisationnelle ?
Dans « Archipelagos. L'art de la conception organisationnelle », Geert Van Hootegem et Christiane Sels montrent comment repenser les organisations et le travail. Leur postulat : des performances élevées et un travail durable et réalisable ne sont pas nécessairement incompatibles. Les auteurs plaident en faveur d'organisations qui ne se composent pas de silos rigides, mais de composantes interconnectées formant ensemble un tout flexible : un « archipelagos ».
Faisons ensemble le shift
Vous vous demandez quel potentiel votre organisation ne tire pas encore pleinement parti aujourd’hui ? Nous serions ravis de réfléchir avec vous.
