Privacy policy

 

SD Worx Staffing Solutions hecht het grootste belang aan de privacy van de flexwerkers. Zij gebruikt de persoonsgegevens van de flexwerkers alleen voor de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden en neemt daarbij passende technische- en organisatorische maatregelen die SD Worx Staffing Solutions toelaten binnen de geldende regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens te opereren.

 

1 Wat zijn persoonsgegevens?

 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

“Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatie gegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon”.

Indien deze Privacyverklaring naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de verordening.

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

“Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.”

 

2 Welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden verwerkt SD Worx Staffing Solutions deze persoonsgegevens en op basis van welke rechtsgrond?

 

2.1 Verstrekken persoonsgegevens

Voorafgaand aan de uitvoering van de flexwerkersovereenkomst dient de flexwerker / de klant / gebruiker aan SD Worx Staffing Solutions de noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken en de documenten voor te leggen die nodig zijn voor de uitvoering van de flexwerkersovereenkomst en de toepassing van de geldende sociale, fiscale en arbeidswetgeving. Als noodzakelijke inlichtingen beschouwt SD Worx Staffing Solutions alleszins:

• Familienaam/meisjesnaam en voornaam
• Voorletters
• Titel
• Geboortedatum en –plaats
• Nationaliteit
• Scan / kopie van identiteitskaart
• Tewerkstellingsvergunning
• Verblijfsvergunning
• Rijbewijs
• Burgerservicenummer
• Talenkennis
• Geslacht
• Domicilieadres
• Woonadres
• Telefoonnummer (vast & mobiel)
• Mailadressen
• LinkedIn
• IBAN-nummer
• Burgerlijke staat
• Pensioengegevens
• Personalia echtgeno(o)t(e) m.b.t. pensioen
• Functie
• Loon
• Studentenregeling
• Zorgverzekering
• Arbeidsduur
• Diploma’s en certificaten
• Beroepservaring
• Gegevens vorige werkgever(s)
• Periode van uitzendarbeid
• Periode van voorafgaande werkloosheid
• Curriculum Vitae
• Sollicitatiebrief/mail

Indien de flexwerker/de klant-gebruiker weigert de noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken of documenten voor te leggen, behoudt SD Worx Staffing Solutions zich het recht de uitvoering van de flexwerkersovereenkomst op te schorten. Bij elke wijziging van deze persoonsgegevens brengt de flexwerker SD Worx Staffing Solutions spontaan en zonder uitstel op de hoogte.

 

2.2 Persoonsgegevens bij wet

SD Worx Staffing Solutions bewaart tevens in het dossier bijkomend de persoonsgegevens waarvan de bewaring bij wet wordt opgelegd zoals:

• Uitzendovereenkomst
• Plaatsingsbevestigingen
• Detacheringsovereenkomst
• Loonbelastingverklaring
• UWV status
• UWV gerelateerde documenten
• Belastingdienst gerelateerde documenten
• Documenten van Gemeenten

 

2.3 Persoonsgegevens voortvloeiend uit de uitzendovereenkomst

SD Worx Staffing Solutions bewaart tevens in het dossier bijkomend de persoonsgegevens nodig voor het toekennen van bijkomende voordelen en sanctionering van de flexwerker in het kader van de toezichtsbevoegdheid van SD Worx Staffing Solutions voortvloeiend uit de uitzendovereenkomst:

• Ingebrekestellingen, verwittigingen, schorsingen, kennisgevingen van de beëindiging van de flexwerkersovereenkomst
• Afwezigheden ongeacht de reden
• Doelgroep verklaring
• Beoordelingsformulieren
• E301 formulier
• A1 formulier
• Getuigschriften
• Verklaring Omtrent Gedrag
• Exitformulier
• Bruikleenovereenkomst
• Studieovereenkomst
• Testresultaten
• C4 attest
• Ontslagbevestiging
• Loonbeslagen
• (onder)Huurovereenkomst
• Volmacht inhoudingen huisvesting en/of zorg kosten

 

2.4 Persoonsgegevens i.r.t. gerechtvaardigde belangen

SD Worx Staffing Solutions bewaart tevens in het dossier persoonsgegevens, met het oog op de bescherming van de gerechtvaardigde belangen van SD Worx Staffing Solutions zoals toezicht op de veiligheid en gezondheid van de flexwerkers, controle op het productieproces, beschermen van vertrouwelijke economische, handels- en financiële belangen van de werkgever, beschermen van de eigendommen van de werkgever die voortvloeien uit onder meer:

• Toegangs- en uitgangscontrole
• Camerabewaking
• Track and trace gegevens
• Controle op het gebruik van internet, elektronische post en sociale media

De verwerking van de persoonsgegevens die uit hogervermelde controles voortvloeien worden in afzonderlijke richtlijnen en / of policies geregeld en bij afzonderlijke documenten aan de flexwerker ter kennis gebracht.

 

2.5 Persoonsgegevens t.b.v. profileringsdoeleinden

Het is mogelijk dat SD Worx Staffing Solutions de persoonsgegevens van de flexwerker moet verwerken voor profileringsdoeleinden en het nemen van beslissingen op basis van een profiel, inclusief het analyseren van de gegevens. Proflering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling zijn beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen

Als SD Worx Staffing Solutions gebruikmaakt van de persoonsgegevens voor de bovenvermelde doeleinden, garandeert SD Worx Staffing Solutions de flexwerker dat hij of zij niet het voorwerp zal zijn van een beslissing die enkel gebaseerd is op profilering en rechtsgevolgen teweegbrengt die betrekking hebben op de flexwerker of een aanzienlijke en gelijkwaardige impact hebben op de flexwerker.

SD Worx Staffing Solutions zorgt dan ook altijd voor een aanzienlijke menselijke tussenkomst en garandeert dat de profilering geen rechtsgevolgen teweegbrengt die betrekking hebben op de flexwerker of dat deze een aanzienlijke en gelijkwaardige impact hebben.

In de andere gevallen garanderen we dat een dergelijke beslissing:

• noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een contract tussen de flexwerker en ons
• gebaseerd is op uitdrukkelijke toestemming; of
• wettelijk toegestaan is.

In de eerste twee gevallen heeft de flexwerker steeds het recht om de tussenkomst van één van onze medewerkers te vragen, hij of zijn standpunt mede te delen en de beslissing te betwisten. In de drie bovengenoemde gevallen wordt de flexwerker altijd geïnformeerd over het feit dat diegene het voorwerp uitmaakt van een dergelijke beslissing, alsook over de logica achter zo’n beslissing, over wat dit betekent en over de verwachte gevolgen.

 

2.6 Persoonsgegevens – afbeelding / foto

Het is mogelijk dat SD Worx Staffing Solutions omwille van bijvoorbeeld publicitaire redenen verzoekt een afbeelding/foto te nemen om deze op de website en/of sociale media te publiceren. In dit laatste geval zal steeds de toestemming van de flexwerker worden gevraagd en dit zowel voor het nemen van de afbeelding/foto als voor de publicatie hiervan.

 

3 Met welke dienstverleners worden jouw persoonsgegevens gedeeld en waarom?

 

3.1 Intern

SD Worx Staffing Solutions staat ervoor in dat onbevoegden geen kennis kunnen nemen van het dossier en de hierin opgeslagen persoonsgegevens en neemt hiertoe alle nodige interne en externe veiligheidsmaatregelen. Bevoegd om kennis te nemen van het dossier en de hierin opgeslagen persoonsgegevens zijn: de intercedent, de vestigingsmanager, de regiomanager, de directie, evenals de staff medewerkers van finance, de afdeling verzuim, de afdeling proces, de afdeling marketing en de afdeling HR en tot slot stagiaires.

 

3.2 Extern

SD Worx Staffing Solutions verstrekt tevens de persoonsgegevens aan de instellingen van sociale zekerheid in zoverre noodzakelijk ter vrijwaring van de rechten van de flexwerker ten overstaan van de instellingen van sociale zekerheid: zorgverzekeringen, pensioensinstellingen, UWV, Belastingdienst, Arbodienst of indien SD Worx Staffing Solutions hiertoe wettelijk verplicht is.

Volgende dienstverleners van SD Worx Payrolling/de flexwerkers kunnen eventueel kennis krijgen van en overgaan tot verwerking van de persoonsgegevens met het oog op de uitvoering van hun opdracht: boekhouder, accountant, advocaten, verzekeringsmaatschappijen, bankinstellingen, IT- leveranciers, externe consultants, gerechtsdeurwaarders, vakorganisaties,….
SD Worx Staffing Solutions doet uitsluitend een beroep op dienstverleners die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden opdat de verwerking voldoet aan de geldende regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

 

4 Hoe lang zullen deze persoonsgegevens worden bewaard door SD Worx Staffing Solutions?

 

De persoonsgegevens waarvan de wet de bewaring uitdrukkelijk aan SD Worx Staffing Solutions oplegt, worden minstens bewaard voor de duur van de wettelijke bewaringstermijn. De persoonsgegevens waarvan de wet de bewaring niet uitdrukkelijk oplegt worden minstens voor de duur van de uitzendovereenkomst bewaard en dit tot afloop van de verjaringstermijnen voor het instellen van een vordering ten aanzien van SD Worx Staffing Solutions.

 

5 Heeft SD Worx Staffing Solutions het voornemen om de persoonsgegevens buiten Europa door te sturen?

 

Neen.

 

6 Rechten van de flexwerker met betrekking tot de verwerking van zijn persoonsgegevens

 

6.1 Inzage

De flexwerker heeft recht op inzage in en kopie van zijn persoonsgegevens voor zover de uitoefening van dit recht geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen.

 

6.2 Verbeteren

De flexwerker is gerechtigd alle onjuiste persoonsgegevens die op hem betrekking hebben te doen verbeteren.

 

6.3 Verwijderen

Elke flexwerker is gerechtigd om de verwijdering van alle hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen die onvolledig, of niet ter zake dienend zijn, of waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden zijn, of die na verloop van de toegestane duur zijn bewaard. Indien de persoonsgegevens openbaar zijn gemaakt, neemt SD Worx Staffing Solutions alle redelijke technische maatregelen om koppelingen naar of kopie van die persoonsgegevens te wissen zonder tot een resultaat gehouden te zijn.

 

6.4 Beperking

Elke flexwerker kan vragen dat SD Worx Staffing Solutions de verwerking van de persoonsgegevens beperkt en bijgevolg de persoonsgegevens niet verder verwerkt, maar wel nog bewaart:

• Bij betwisting van de juistheid van de persoonsgegevens door de flexwerker voor de periode nodig voor SD Worx Staffing Solutions om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren.
• Bij onrechtmatige verwerking door SD Worx Staffing Solutions
• Indien SD Worx Staffing Solutions de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar de flexwerker heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Het verzoek tot beperking van de verwerking weerhoudt SD Worx Staffing Solutions niet de persoonsgegevens te gebruiken voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon. De flexwerker zal van dit voornemen worden ingelicht.

 

6.5 Recht op verkrijgen

De flexwerker heeft het recht om de persoonsgegevens. die hij aan SD Worx Staffing Solutions heeft verstrekt, te verkrijgen.

 

6.6 Recht op overdraagbaarheid

De flexwerker kan SD Worx Staffing Solutions tevens verzoeken de persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks aan een andere werkgever over te dragen. Het recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens kan niet ingewilligd worden indien daarbij afbreuk zou gedaan worden aan de rechten en vrijheden van anderen.

 

7 Contactgegevens bij SD Worx Staffing Solutions

 

De flexwerker kan iedere vraag met betrekking tot deze privacyverklaring of verzoek tot uitoefening van zijn rechten richten aan:
Privacy functionaris Sebas Winkel Per e-mail nl.privacy.staffing@sdworx.com Per post: SD Worx Staffing Solutions Grasbroekerweg 16, 6412 BE Heerlen

SD Worx Staffing Solutions stelt de flexwerker zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van het gevolg dat SD Worx Staffing Solutions heeft gegeven aan het verzoek:

• Inwilliging van het verzoek
• Onmogelijkheid om binnen een maand het gevolg van het verzoek aan de flexwerker kenbaar te maken wegens de complexiteit van het verzoek.
• Weigering van het verzoek en de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit of beroep in te stellen bij de rechtbank.
• De noodzaak tot bijkomende informatie bij twijfel omtrent de identiteit van de aanvrager.

De verzoeken worden in principe kosteloos door SD Worx Staffing Solutions ingewilligd tenzij het verzoek van de flexwerker kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege hun repetitieve karakter. In dat geval mag SD Worx Staffing Solutions een redelijke administratieve vergoeding aanrekenen of het verzoek weigeren.

De flexwerker heeft eveneens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.  www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

» Open deze privacyverklaring in pdf