Comment VF Europe a considérablement réduit l'absentéisme de courte durée

Dans la logistique et la distribution, chaque jour compte. Les absences imprévues pèsent lourdement sur la planification, la productivité et la dynamique d'équipe. C'est ce qu'a également constaté VF Europe, centre de distribution européen de marques telles que Eastpack et The North Face, situé à Sint-Niklaas. 

Il y a sept ans, l'entreprise était confrontée à un taux d'absentéisme de courte durée élevé et surtout fréquent. Aujourd'hui, ce taux se situe autour de 4,5 %, alors qu'il oscillait auparavant au-dessus de 10 %. Ce n'est pas un hasard, mais le résultat d'une approche réfléchie et soutenue. 

La situation de départ : pas de ligne directrice, beaucoup de frustration 

Comme dans de nombreuses grandes entreprises de logistique, il n’existait au départ aucune politique claire en matière d’absentéisme. Les absences étaient gérées au cas par cas, les responsables ne savaient pas vraiment ce qu’on attendait d’eux et les collègues devaient sans cesse prendre le relais. La conséquence ? Une charge de travail accrue. 

La culture qui s'est développée a involontairement favorisé l'absentéisme : « Si je n'obtiens pas mes congés, je me mets en arrêt maladie. » Pour Alain Van Peteghem, directeur opérationnel chez VF Europe, une chose était claire : des sanctions plus sévères ne résoudraient pas le problème de l'absentéisme. 

 

Le changement : passer du contrôle à la connexion 

VF Europe a délibérément choisi une autre approche. Ne plus mettre l'accent sur le contrôle, mais sur la responsabilité, la clarté et l'attention. 

Le principe de base est devenu clair :

• Comprendre les causes de l'absentéisme
• Interpeller les personnes sur leur responsabilité  
• Assurer un suivi rigoureux de l'absentéisme, tout en respectant la personne derrière le chiffre

Cette vision a été à la base de toutes les étapes suivantes. 

 

Étape 1 : Mesurer l'absentéisme à l'aide du score de Bradford

La première mesure concrète a consisté à suivre chaque mois le score de Bradford. Celui-ci permet de visualiser objectivement l'absentéisme de courte durée et fréquent, et de mettre en évidence des tendances au fil du temps. 

Plus important encore que le chiffre lui-même, c'était le signal envoyé :

• L'absentéisme est pris en compte et suivi
• Les décisions s'appuient sur des données, pas sur des intuitions
• La transparence sensibilise le personnel

Étape 2 : des chiffres d'absentéisme aux entretiens de soutien

La mesure seule ne suffit pas. C'est pourquoi VF Europe a associé ces chiffres à un parcours de soutien, qui commence toujours par un entretien de soutien non médical.  

La question centrale de cet entretien est de savoir ce que VF Europe, en tant qu'employeur, peut apporter à l'employé. Cet entretien met l'accent sur l'écoute et la compréhension. Parfois, une simple reconnaissance ou un soutien pratique suffit ; parfois, l'employé est orienté vers une aide médicale, psychosociale ou sociale. La vie privée reste respectée, mais l'engagement est sincère. 

L'approche est clairement structurée : 

1. Entretien de suivi  

2. Parcours de suivi et accompagnement  

3. Entretien sur l'absentéisme en cas d'absence d'amélioration  

4. Plan d'action ou mesures supplémentaires 

Ce n'est que lorsque l'amélioration se fait attendre que l'accent est mis sur l'impact et la responsabilité. Toujours de manière constructive, toujours en gardant l'équipe à l'esprit.

 

Les responsables font la différence 

Cette approche exige beaucoup des responsables. Ce sont eux qui sont au plus près des collaborateurs et qui mènent les entretiens. C'est pourquoi VF Europe a fortement investi dans :

• La formation et le coaching  
• Des cadres clairs et des charges de travail raisonnables  
• Une coordination étroite avec les RH

L'empathie, la clarté et le courage constituent ensemble la base. 

 

Une politique unique pour tous 

Chez VF Europe, la politique en matière d'absentéisme s'applique non seulement aux employés permanents, mais aussi aux intérimaires. Chacun est considéré comme un collaborateur à part entière, avec les mêmes attentes et le même soutien.  

Cela garantit clarté, cohérence et confiance sur le lieu de travail. 

 

Le résultat : bien plus que de simples chiffres 

Le taux d'absentéisme de courte durée chez VF Europe est passé de plus de 10 % à environ 4,5 %. Mais ce qui a changé derrière ces chiffres est tout aussi important :

• Plus d'ouverture et de dialogue  
• Les collaborateurs se sentent écoutés et pris en compte  
• Prévention et responsabilité vont de pair

Que peuvent en tirer les autres entreprises ? 

L'approche de VF Europe montre qu'une politique durable en matière d'absentéisme n'est pas une solution miracle, mais qu'elle fonctionne si l'on persévère. 

Quelques leçons à retenir :

• Commencez modestement, mais soyez cohérent  
• Utilisez les données comme base de dialogue, pas comme outil de contrôle  
• Investissez dans vos cadres/responsables
• Rendez la politique applicable sur le terrain

Soyons clairs : faire preuve de bienveillance n’est pas une faiblesse. La cohérence prime sur la rapidité. C’est cette combinaison qui fait la différence.