Privacy policy

 

SD Worx Staffing Solutions attaches the utmost importance to the privacy of flexworkers. It uses the flexworkers' personal data only for the purposes described in this privacy statement, taking appropriate technical and organisational measures that allow SD Worx Staffing Solutions to operate within the applicable regulations on the protection of personal data.

 

1 What are personal data?

 

The General Data Protection Regulation defines personal data as follows:

"Any information relating to an identified or identifiable natural person; an identifiable natural person is considered to be one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more elements characterising the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person".

Where this Privacy Statement refers to personal data, it refers to this definition from the Regulation.

No special categories of personal data are processed. Processing of special categories of personal data means:

"Processing of personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, and processing of genetic data, biometric data for the purpose of uniquely identifying a person, or data concerning health, or data relating to a person's sexual behaviour or sexual orientation."

 

2 What personal data are processed, for what purposes does SD Worx Staffing Solutions process these personal data and on what legal basis?

 

2.1 Provision of personal data

Prior to the execution of the flexworker agreement, the flexworker / client / user must provide SD Worx Staffing Solutions with the necessary personal data and submit the documents required for the execution of the flexworker agreement and the application of the applicable social, fiscal and labour legislation. As necessary information SD Worx Staffing Solutions considers all:

• Family name/girl's name and first name
• First initial
• Title
• Date and place of birth
• Nationality
• Scan / copy of identity card
• Employment permit
• Residence permit
• Driving licence
• Citizenservice number
• Language knowledge
• Sex
• Domicile address
• Residence address
• Telephone number (landline & mobile)
• Mail addresses
• LinkedIn
• IBAN-number
• Civil status
• Pension details
• Personal details spouse m. in relation to pension
• Function
• Wage
• Student scheme
• Health insurance
• Duration of employment
• Diplomas and certificates
• Vocational experience
• Past employer(s)
• Period of temporary employment
• Period of previous unemployment
• Curriculum Vitae
• Sollicitation letter/mail

If the flexworker/client-user refuses to provide the necessary personal data or to submit documents, SD Worx Staffing Solutions reserves the right to suspend the execution of the flexworker agreement. For any change in these personal data, the flexworker shall inform SD Worx Staffing Solutions spontaneously and without delay.

 

2.2Personal data by law

SD Worx Staffing Solutions also additionally retains in the file the personal data whose retention is required by law such as:

• Uitzendovereenkomst
• Plaatsingsbevestigingen
• Detacheringsovereenkomst
• Loonbelastingverklaring
• UWV status
• UWV gerelateerde documenten
• Belastingdienst gerelateerde documenten
• Documenten van Gemeenten

 

2.3 Personal data arising from the temporary employment contract

SD Worx Staffing Solutions also additionally retains in the file the personal data necessary for granting additional benefits and sanctioning the flexworker in the context of SD Worx Staffing Solutions' supervisory authority arising from the agency agreement:

• Ingebrekestellingen, verwittigingen, schorsingen, kennisgevingen van de beëindiging van de flexwerkersovereenkomst
• Afwezigheden ongeacht de reden
• Doelgroep verklaring
• Beoordelingsformulieren
• E301 formulier
• A1 formulier
• Getuigschriften
• Verklaring Omtrent Gedrag
• Exitformulier
• Bruikleenovereenkomst
• Studieovereenkomst
• Testresultaten
• C4 attest
• Ontslagbevestiging
• Loonbeslagen
• (onder)Huurovereenkomst
• Volmacht inhoudingen huisvesting en/of zorg kosten

 

2.4 Personal data in relation to legitimate interests

SD Worx Staffing Solutions also retains personal data in the file for the purpose of protecting the legitimate interests of SD Worx Staffing Solutions such as monitoring the safety and health of the flex workers, controlling the production process, protecting the confidential economic, commercial and financial interests of the employer, protecting the employer's property arising from, inter alia:

• Toegangs- en uitgangscontrole
• Camerabewaking
• Track and trace gegevens
• Controle op het gebruik van internet, elektronische post en sociale media

The processing of personal data resulting from the above controls shall be regulated in separate guidelines and/or policies and notified to the flexworker by separate documents.

 

2.5 Persoonsgegevens t.b.v. profileringsdoeleinden

Het is mogelijk dat SD Worx Staffing Solutions de persoonsgegevens van de flexwerker moet verwerken voor profileringsdoeleinden en het nemen van beslissingen op basis van een profiel, inclusief het analyseren van de gegevens. Proflering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling zijn beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen

Als SD Worx Staffing Solutions gebruikmaakt van de persoonsgegevens voor de bovenvermelde doeleinden, garandeert SD Worx Staffing Solutions de flexwerker dat hij of zij niet het voorwerp zal zijn van een beslissing die enkel gebaseerd is op profilering en rechtsgevolgen teweegbrengt die betrekking hebben op de flexwerker of een aanzienlijke en gelijkwaardige impact hebben op de flexwerker.

SD Worx Staffing Solutions zorgt dan ook altijd voor een aanzienlijke menselijke tussenkomst en garandeert dat de profilering geen rechtsgevolgen teweegbrengt die betrekking hebben op de flexwerker of dat deze een aanzienlijke en gelijkwaardige impact hebben.

In de andere gevallen garanderen we dat een dergelijke beslissing:

• noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een contract tussen de flexwerker en ons
• gebaseerd is op uitdrukkelijke toestemming; of
• wettelijk toegestaan is.

In de eerste twee gevallen heeft de flexwerker steeds het recht om de tussenkomst van één van onze medewerkers te vragen, hij of zijn standpunt mede te delen en de beslissing te betwisten. In de drie bovengenoemde gevallen wordt de flexwerker altijd geïnformeerd over het feit dat diegene het voorwerp uitmaakt van een dergelijke beslissing, alsook over de logica achter zo’n beslissing, over wat dit betekent en over de verwachte gevolgen.

 

2.6 Persoonsgegevens – afbeelding / foto

Het is mogelijk dat SD Worx Staffing Solutions omwille van bijvoorbeeld publicitaire redenen verzoekt een afbeelding/foto te nemen om deze op de website en/of sociale media te publiceren. In dit laatste geval zal steeds de toestemming van de flexwerker worden gevraagd en dit zowel voor het nemen van de afbeelding/foto als voor de publicatie hiervan.

 

3 Met welke dienstverleners worden jouw persoonsgegevens gedeeld en waarom?

 

3.1 Intern

SD Worx Staffing Solutions staat ervoor in dat onbevoegden geen kennis kunnen nemen van het dossier en de hierin opgeslagen persoonsgegevens en neemt hiertoe alle nodige interne en externe veiligheidsmaatregelen. Bevoegd om kennis te nemen van het dossier en de hierin opgeslagen persoonsgegevens zijn: de intercedent, de vestigingsmanager, de regiomanager, de directie, evenals de staff medewerkers van finance, de afdeling verzuim, de afdeling proces, de afdeling marketing en de afdeling HR en tot slot stagiaires.

 

3.2 Extern

SD Worx Staffing Solutions verstrekt tevens de persoonsgegevens aan de instellingen van sociale zekerheid in zoverre noodzakelijk ter vrijwaring van de rechten van de flexwerker ten overstaan van de instellingen van sociale zekerheid: zorgverzekeringen, pensioensinstellingen, UWV, Belastingdienst, Arbodienst of indien SD Worx Staffing Solutions hiertoe wettelijk verplicht is.

Volgende dienstverleners van SD Worx Payrolling/de flexwerkers kunnen eventueel kennis krijgen van en overgaan tot verwerking van de persoonsgegevens met het oog op de uitvoering van hun opdracht: boekhouder, accountant, advocaten, verzekeringsmaatschappijen, bankinstellingen, IT- leveranciers, externe consultants, gerechtsdeurwaarders, vakorganisaties,….
SD Worx Staffing Solutions doet uitsluitend een beroep op dienstverleners die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden opdat de verwerking voldoet aan de geldende regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

 

4 Hoe lang zullen deze persoonsgegevens worden bewaard door SD Worx Staffing Solutions?

 

De persoonsgegevens waarvan de wet de bewaring uitdrukkelijk aan SD Worx Staffing Solutions oplegt, worden minstens bewaard voor de duur van de wettelijke bewaringstermijn. De persoonsgegevens waarvan de wet de bewaring niet uitdrukkelijk oplegt worden minstens voor de duur van de uitzendovereenkomst bewaard en dit tot afloop van de verjaringstermijnen voor het instellen van een vordering ten aanzien van SD Worx Staffing Solutions.

 

5 Heeft SD Worx Staffing Solutions het voornemen om de persoonsgegevens buiten Europa door te sturen?

 

Neen.

 

6 Rechten van de flexwerker met betrekking tot de verwerking van zijn persoonsgegevens

 

6.1 Inzage

De flexwerker heeft recht op inzage in en kopie van zijn persoonsgegevens voor zover de uitoefening van dit recht geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen.

 

6.2 Verbeteren

De flexwerker is gerechtigd alle onjuiste persoonsgegevens die op hem betrekking hebben te doen verbeteren.

 

6.3 Verwijderen

Elke flexwerker is gerechtigd om de verwijdering van alle hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen die onvolledig, of niet ter zake dienend zijn, of waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden zijn, of die na verloop van de toegestane duur zijn bewaard. Indien de persoonsgegevens openbaar zijn gemaakt, neemt SD Worx Staffing Solutions alle redelijke technische maatregelen om koppelingen naar of kopie van die persoonsgegevens te wissen zonder tot een resultaat gehouden te zijn.

 

6.4 Beperking

Elke flexwerker kan vragen dat SD Worx Staffing Solutions de verwerking van de persoonsgegevens beperkt en bijgevolg de persoonsgegevens niet verder verwerkt, maar wel nog bewaart:

• Bij betwisting van de juistheid van de persoonsgegevens door de flexwerker voor de periode nodig voor SD Worx Staffing Solutions om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren.
• Bij onrechtmatige verwerking door SD Worx Staffing Solutions
• Indien SD Worx Staffing Solutions de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar de flexwerker heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Het verzoek tot beperking van de verwerking weerhoudt SD Worx Staffing Solutions niet de persoonsgegevens te gebruiken voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon. De flexwerker zal van dit voornemen worden ingelicht.

 

6.5 Recht op verkrijgen

De flexwerker heeft het recht om de persoonsgegevens. die hij aan SD Worx Staffing Solutions heeft verstrekt, te verkrijgen.

 

6.6 Recht op overdraagbaarheid

De flexwerker kan SD Worx Staffing Solutions tevens verzoeken de persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks aan een andere werkgever over te dragen. Het recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens kan niet ingewilligd worden indien daarbij afbreuk zou gedaan worden aan de rechten en vrijheden van anderen.

 

7 Contactgegevens bij SD Worx Staffing Solutions

 

De flexwerker kan iedere vraag met betrekking tot deze privacyverklaring of verzoek tot uitoefening van zijn rechten richten aan:
Privacy functionaris Sebas Winkel Per e-mail nl.privacy.staffing@sdworx.com Per post: SD Worx Staffing Solutions Grasbroekerweg 16, 6412 BE Heerlen

SD Worx Staffing Solutions stelt de flexwerker zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van het gevolg dat SD Worx Staffing Solutions heeft gegeven aan het verzoek:

• Inwilliging van het verzoek
• Onmogelijkheid om binnen een maand het gevolg van het verzoek aan de flexwerker kenbaar te maken wegens de complexiteit van het verzoek.
• Weigering van het verzoek en de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit of beroep in te stellen bij de rechtbank.
• De noodzaak tot bijkomende informatie bij twijfel omtrent de identiteit van de aanvrager.

De verzoeken worden in principe kosteloos door SD Worx Staffing Solutions ingewilligd tenzij het verzoek van de flexwerker kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege hun repetitieve karakter. In dat geval mag SD Worx Staffing Solutions een redelijke administratieve vergoeding aanrekenen of het verzoek weigeren.

De flexwerker heeft eveneens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.  www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

» Open deze privacyverklaring in pdf